Comment éditer une facture d'auto-entrepreneur en 2025 ?

Dès que vous lancez votre activité d'auto-entrepreneur, la facturation devient votre quotidien. Chaque prestation de service ou vente de produit réalisée auprès d'un professionnel nécessite l'établissement d'une facture conforme. Ce document n'est pas qu'une simple formalité administrative : il constitue une preuve juridique de la transaction, un justificatif comptable et un outil de recouvrement en cas d'impayé.

Pourtant, selon les chiffres de l'Urssaf, de nombreux micro-entrepreneurs commettent encore des erreurs dans la rédaction de leurs factures. Ces manquements peuvent entraîner des sanctions financières importantes et fragiliser votre activité. Avec plus de 2,3 millions de micro-entrepreneurs déclarant un chiffre d'affaires en France, la maîtrise de la facturation représente un enjeu majeur.

Ce guide complet vous accompagne dans l'édition de factures conformes à la réglementation 2025, en détaillant les mentions obligatoires, les spécificités selon votre situation et les évolutions à venir avec la facturation électronique.

Comprendre le rôle de la facture pour auto-entrepreneur

La facture remplit plusieurs fonctions essentielles dans votre activité. Sur le plan commercial, elle détaille précisément la nature de la prestation ou du bien vendu, le prix convenu et les conditions de paiement. Juridiquement, elle constitue la preuve de l'exécution de votre obligation contractuelle. En cas de litige ou d'impayé, vous pourrez vous appuyer sur ce document pour faire valoir vos droits.

D'un point de vue fiscal et comptable, la facture justifie vos déclarations de chiffre d'affaires auprès de l'Urssaf. Lors d'un contrôle, vous devez pouvoir présenter l'ensemble de vos factures conservées pendant 10 ans minimum. Cette obligation de conservation s'applique que vous travailliez au format papier ou numérique.

La facture encadrée par le Code de commerce et le Code général des impôts impose le respect de règles strictes. Toute facture doit être établie en deux exemplaires : un pour vous, un pour votre client. Elle doit être rédigée en français et comporter un numéro unique suivant une séquence chronologique continue.

Quand devez-vous établir une facture ?

L'obligation de facturation s'impose dans plusieurs situations précises. Vous devez systématiquement émettre une facture lorsque vous réalisez une vente ou une prestation de service à un client professionnel, quel que soit le montant. Cette règle s'applique dès le premier euro facturé.

Pour les clients particuliers, la situation diffère légèrement. Vous n'êtes pas tenu d'établir une facture automatiquement, sauf si le particulier en fait expressément la demande. Toutefois, certains cas rendent la facturation obligatoire même avec un particulier : les ventes à distance vers un autre pays de l'Union européenne, les prestations de services supérieures à 25 € TTC, ou encore les ventes aux enchères publiques de biens d'occasion, d'œuvres d'art ou d'objets de collection.

La facture doit être transmise au plus tard le jour de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation. Respecter ce délai vous permet de sécuriser la transaction et d'éviter tout désaccord ultérieur avec votre client.

Les mentions obligatoires sur toute facture en 2025

Chaque facture d'auto-entrepreneur doit comporter un ensemble de mentions obligatoires pour être considérée comme conforme. Ces informations se répartissent en plusieurs catégories.

Vos informations professionnelles

Vous devez faire figurer votre identité complète : nom et prénom, précédés ou suivis de la mention "EI" (Entrepreneur Individuel) ou "Entrepreneur individuel". Cette obligation est en vigueur depuis le 15 mai 2022 et s'applique à tous les documents officiels. Si vous utilisez un nom commercial, vous pouvez l'ajouter.

Indiquez votre adresse de facturation et de domiciliation. Même si vous travaillez depuis chez vous, cette adresse doit apparaître clairement. Vos numéros SIREN et SIRET doivent également figurer sur la facture. Si votre immatriculation est en cours, vous pouvez indiquer "SIRET en cours d'attribution".

Selon votre activité, ajoutez votre numéro d'immatriculation au Registre National des Entreprises (RNE). La loi Pacte a supprimé le Répertoire des Métiers (RM) au profit de ce registre unique qui regroupe toutes les catégories d'activités.

Les informations relatives à la facture

Chaque facture doit porter le mot "Facture" de manière visible. Le numéro de facture suit une règle stricte : il doit être unique et s'inscrire dans une séquence chronologique continue, sans rupture ni doublon. Vous pouvez adopter différents systèmes de numérotation (2025-001, 2025-002 ou F-20250115-001) tant que la logique chronologique est respectée. Ce numéro doit apparaître sur toutes les pages en cas de facture multiple.

La date d'émission de la facture correspond au jour où vous créez et envoyez le document. Ajoutez également la date de livraison du bien ou de fin d'exécution de la prestation, qui peut différer de la date d'émission.

Les coordonnées de votre client

Pour un client professionnel, mentionnez sa dénomination sociale complète et l'adresse de son siège social. Pour un particulier, indiquez son nom, prénom et adresse de domicile, sauf opposition formelle de sa part. Si l'adresse de livraison diffère de l'adresse de facturation, précisez les deux.

Le détail de la transaction

Cette section constitue le cœur de votre facture. Décrivez précisément chaque produit vendu ou service rendu : nature de la prestation, quantité, prix unitaire hors taxes. Si vous appliquez une remise ou réduction, mentionnez-la clairement.

Le montant total hors taxes doit être calculé et affiché distinctement. Si vous êtes soumis à la TVA, détaillez le taux applicable et le montant de TVA. Le montant total toutes taxes comprises (TTC) clôture cette section.

Les conditions de paiement

Précisez les modalités et le délai de règlement accordé à votre client. La date limite de paiement doit être indiquée explicitement. Vous devez également mentionner le taux des pénalités de retard en cas de dépassement. Ce taux, librement fixé par vos soins, ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal.

L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € s'applique automatiquement à tout retard de paiement entre professionnels. Cette mention doit figurer sur la facture. Notez que cette indemnité ne s'applique pas lorsque votre client est un particulier.

Les mentions spécifiques à l'auto-entrepreneur

En tant qu'auto-entrepreneur bénéficiant de la franchise en base de TVA, vous devez obligatoirement indiquer : "TVA non applicable, article 293 B du CGI". Cette mention remplace l'affichage d'un taux de TVA et informe votre client qu'il ne peut pas récupérer la TVA sur cette facture.

Si vous dépassez les seuils de chiffre d'affaires (91 900 € pour la vente de biens, 39 100 € pour les prestations de services en 2025) et devenez redevable de la TVA, cette mention disparaît et vous devez facturer la TVA normalement.

Pour certaines activités, des mentions complémentaires s'imposent. Si vous exercez une activité soumise à assurance obligatoire, mentionnez les coordonnées de votre assureur et la zone géographique de couverture. Dans le cas d'une prestation de service relevant de la TVA intracommunautaire, ajoutez la mention "Autoliquidation" et votre numéro de TVA intracommunautaire.

Les évolutions majeures : facturation électronique 2026-2027

Une réforme d'ampleur transformera progressivement votre façon de facturer. La facturation électronique deviendra obligatoire pour tous les échanges entre professionnels assujettis à la TVA établis en France.

Le calendrier de mise en œuvre

Le déploiement se fera en deux temps. Dès le 1er septembre 2026, vous devrez être capable de recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs. Cette obligation de réception concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. À partir du 1er septembre 2027, vous devrez également émettre vos factures au format électronique pour vos clients professionnels.

Cette réforme s'accompagne de l'e-reporting, qui impose la transmission de données de transaction à l'administration fiscale. Même vos factures destinées à des particuliers ou à des clients étrangers nécessiteront cette déclaration de données.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Attention à ne pas confondre : une facture électronique n'est ni un PDF envoyé par email, ni une facture papier scannée. Il s'agit d'un document dématérialisé de bout en bout, établi dans un format structuré permettant à un ordinateur de lire automatiquement les données.

Le format privilégié en France est le Factur-X, un standard franco-allemand mixte intégrant à la fois un format XML (pour les données structurées) et un PDF (pour la lecture humaine). D'autres formats comme le Cross Industry Invoice (CII) ou l'Universal Business Language (UBL) existent également.

Les plateformes obligatoires

Pour émettre ou recevoir des factures électroniques, vous devrez obligatoirement passer par une Plateforme Agréée (PA) ou une Opérateur de Dématérialisation (OD) certifié par l'administration fiscale. Ces plateformes se chargent d'envoyer automatiquement les données de facturation à l'administration et à votre client.

Le Portail Public de Facturation (PPF), solution publique gratuite initialement prévue, a finalement été abandonné au profit des nombreuses plateformes privées déjà immatriculées. Plus d'une centaine de solutions sont aujourd'hui disponibles sur le marché.

Les nouvelles mentions obligatoires

Avec la facturation électronique, de nouvelles informations devront apparaître sur vos factures. Le numéro SIREN de votre client professionnel devient obligatoire. Vous devrez préciser si l'opération concerne exclusivement une livraison de biens, une prestation de services, ou les deux. Si vous avez opté pour le paiement de la TVA d'après les débits, cette mention devra figurer explicitement.

Comment remplir une facture pas à pas

L'édition d'une facture conforme suit une logique méthodique. Commencez par renseigner vos informations professionnelles en haut du document : identité avec la mention "EI", adresse, SIREN/SIRET, numéro RNE si applicable.

Ajoutez ensuite les coordonnées complètes de votre client, en distinguant bien s'il s'agit d'un professionnel ou d'un particulier. N'oubliez pas l'adresse de livraison si elle diffère.

Attribuez un numéro unique à votre facture en respectant votre séquence chronologique. Indiquez la date d'émission et la date de livraison ou de fin de prestation.

Détaillez maintenant chaque élément facturé : description précise de la nature de la prestation ou du produit, quantité, prix unitaire HT. Si vous appliquez une remise, indiquez le pourcentage et calculez le nouveau montant. Totalisez l'ensemble pour obtenir le montant HT global.

Si vous êtes soumis à la TVA, appliquez le taux correspondant à votre activité et calculez le montant de TVA. Additionnez pour obtenir le montant TTC. Si vous bénéficiez de la franchise en base, indiquez directement le montant total suivi de la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI".

Précisez les conditions de règlement : délai de paiement accordé, date limite, moyens de paiement acceptés. Mentionnez le taux de pénalités de retard (minimum trois fois le taux légal) et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement entre professionnels.

Ajoutez enfin toutes les mentions spécifiques à votre situation : assurance obligatoire avec coordonnées de l'assureur, autoliquidation de TVA pour les prestations intracommunautaires, éco-participation si vous vendez des équipements électroniques.

Modèles et exemples de factures

Deux grands types de factures s'appliquent aux auto-entrepreneurs selon leur situation vis-à-vis de la TVA.

Modèle sans TVA (franchise en base)

Ce modèle concerne la majorité des auto-entrepreneurs qui n'ont pas dépassé les seuils de chiffre d'affaires. La présentation reste simple : après avoir détaillé vos prestations avec leur prix unitaire HT, vous totalisez directement le montant global. Ce montant HT équivaut au montant à payer puisque vous ne facturez pas la TVA. La mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI" doit apparaître clairement, généralement à proximité du total.

Modèle avec TVA

Si vous avez dépassé les seuils ou opté volontairement pour le régime réel de TVA, votre facture se complexifie légèrement. Vous devez afficher le montant HT, puis le montant de TVA calculé selon le taux applicable (20% en taux normal, 10% ou 5,5% en taux réduits selon l'activité), et enfin le montant TTC. Votre numéro de TVA intracommunautaire doit figurer sur la facture.

Cas particuliers

La facture d'acompte intervient lorsque vous demandez un paiement partiel avant la réalisation complète de la prestation. Elle mentionne "Facture d'acompte" et précise le pourcentage ou le montant versé. La facture finale devra déduire cet acompte du solde restant dû.

La facture d'avoir s'utilise pour annuler tout ou partie d'une facture précédente, en cas d'erreur ou de retour de marchandise. Elle reprend les éléments de la facture initiale en mentionnant explicitement le numéro de la facture annulée.

Exemple de facture conforme

Cet exemple illustre une facture conforme pour un auto-entrepreneur en franchise en base de TVA. Notez la présence de toutes les mentions obligatoires : identité avec "EI", SIRET, coordonnées du client, numérotation, dates, détail de la prestation, mention TVA non applicable, et conditions de paiement complètes.

Choisir le bon outil de facturation

Le choix de votre solution de facturation impacte directement votre efficacité et votre conformité réglementaire.

Les tableurs classiques (Word, Excel)

Ces outils gratuits permettent de créer des modèles de facture personnalisés. Vous contrôlez totalement la présentation et pouvez adapter chaque facture selon vos besoins. Cependant, ils présentent des limites importantes : absence de numérotation automatique sécurisée, risque d'oubli de mentions obligatoires, difficulté d'archivage et de recherche, impossibilité de générer des statistiques, incompatibilité avec la facturation électronique à venir.

Les logiciels de facturation spécialisés

Ces solutions professionnelles intègrent toutes les mentions obligatoires et se mettent à jour automatiquement selon les évolutions réglementaires. La numérotation séquentielle est garantie, l'archivage organisé, et vous bénéficiez de tableaux de bord pour suivre votre activité.

Le marché propose aujourd'hui une large gamme d'outils adaptés aux auto-entrepreneurs. Certains offrent une approche complète incluant facturation, comptabilité et déclarations automatisées. D'autres se concentrent sur la simplicité d'utilisation avec des interfaces épurées et intuitives. Vous trouverez également des solutions combinant gestion bancaire et facturation dans un même environnement.

Les fonctionnalités varient selon les outils : synchronisation bancaire, tableaux de bord statistiques, gestion des relances clients, export comptable, ou encore génération automatique de documents. Les tarifs oscillent généralement entre 0 et 30 € par mois pour les fonctionnalités essentielles, avec des formules gratuites pour les besoins basiques.

Anticiper la facturation électronique

Privilégiez dès maintenant un logiciel déjà certifié ou en cours de certification comme Plateforme Agréée. Vous éviterez ainsi de changer d'outil en urgence en 2026. Vérifiez que la solution choisie gère le format Factur-X et s'intègre aux futures obligations d'e-reporting.

Les erreurs à éviter et les sanctions encourues

Le non-respect des obligations de facturation expose à des sanctions financières lourdes. Chaque mention manquante ou inexacte entraîne une amende de 15 € par facture, plafonnée au quart du montant facturé. Pour une facture de 1 000 €, l'amende maximale atteint donc 250 €.

En cas de défaut complet de facturation, de factures de complaisance ou fictives, l'amende grimpe à 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette sanction peut être doublée en cas de récidive. Le plafond annuel pour l'ensemble des infractions s'élève à 15 000 €.

Les erreurs les plus fréquentes concernent la numérotation des factures. Attention aux ruptures de séquence, aux doublons ou à la reprise de la numérotation à 1 chaque année sans logique claire. Oublier la mention "EI" constitue également une infraction depuis mai 2022.

D'autres oublis courants fragilisent votre position : absence de la mention sur la TVA non applicable, omission des pénalités de retard ou de l'indemnité de 40 €, coordonnées incomplètes du client, description trop vague de la prestation. Chacune de ces lacunes peut déclencher un redressement lors d'un contrôle.

Conservation et archivage des factures

La loi impose une conservation de toutes vos factures pendant 10 ans à compter de leur date d'émission. Ce délai s'applique aussi bien aux factures émises qu'aux factures reçues. Vous devez pouvoir présenter ces documents à tout moment lors d'un contrôle de l'Urssaf ou de l'administration fiscale.

La conservation peut s'effectuer au format papier ou numérique. Si vous optez pour le numérique, assurez-vous de la lisibilité et de l'intégrité des documents. Les fichiers PDF constituent un format acceptable. Pensez à sauvegarder régulièrement vos données sur plusieurs supports pour éviter toute perte.

Avec la facturation électronique, la conservation numérique deviendra la norme. Les factures établies ou reçues sur support informatique devront être conservées sous cette forme pendant 6 ans minimum selon la réglementation spécifique.

Organisez un système de classement cohérent : par ordre chronologique, par client, ou par mois selon votre volume d'activité. Cette organisation facilitera vos recherches et vos justifications en cas de besoin.

Aller plus loin dans la gestion administrative

La facture s'inscrit dans un ensemble de documents commerciaux qui sécurisent votre activité. Le devis précède souvent la facture pour les prestations importantes. Il engage juridiquement les deux parties une fois signé. Pensez à reprendre les éléments du devis dans votre facture pour assurer la cohérence.

Les Conditions Générales de Vente (CGV) définissent le cadre de vos relations commerciales : délais de livraison, garanties, modalités de paiement, clauses de responsabilité. Vous devez les communiquer à tout client professionnel qui en fait la demande. Leur mention sur vos factures renforce votre protection juridique.

Pour les prestations supérieures à 5 000 €, vous devez pouvoir transmettre une attestation de vigilance Urssaf à votre client. Ce document prouve que vous êtes à jour de vos cotisations sociales.

Passez à l'action dès maintenant

Vous maîtrisez désormais tous les aspects de la facturation auto-entrepreneur. Le respect des règles de facturation et des mentions obligatoires protège votre activité et vous évite des sanctions coûteuses.

Ne reportez plus l'optimisation de votre système de facturation. Choisissez dès aujourd'hui un logiciel de facturation adapté à vos besoins et conforme aux évolutions réglementaires. Cette décision vous fera gagner un temps précieux au quotidien et vous préparera sereinement à l'arrivée de la facturation électronique.

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